La réunion a pour objet de dégrossir le projet d'association, réviser les statuts en commun, nommer les membres du bureaux, faire de plan sur la comète...
Membre présents :
Katagena
Elwe
Azaleen
Groundalf
Nomination des membres du bureaux
Il est décidé que le conseil d'administration soit constitué des membres du bureau. La répartition des rôles a été voté à l'unanimité lors de cette réunion.
Le président est Harold Jean, alias Katagena
Le trésorier est Quentin ?, alias Elwe.
Le secrétaire est Antoine Pellé, alias Azaleen.
Conformément à la version provisoire des statuts, ce rôle est tenu pour 1 an. Le bureau pourra s'agrandir, si besoin par des suppléants selon l'évolution et les besoins de l'association.
Relecture des statuts
On modifie l'article 16 en précisant que les convocations aux AG et ordre du jour peuvent être envoyés par mail, sms en plus de la mention – par lettre.
On modifie l'article 18 en précisant que l'exercice comptable se déroule du 1aout au 31 juillet.
Tache à mener
La cotisation des adhérents va être définie après la création officielle de l'association en fonction :
Cout de l'assurance
Cout d'insertion au Journal Officiel
Les frais bancaires éventuels,
Etc,
Il est convenu qu'Harold enclenche les démarches de création de l'association (compte, assurance, inscription au journal officiel, etc ...). Pour se faire, Antoine modifie les statuts selon les points vu précédemment.
Il est convenu qu'il modifie le forum de la Garde de l'Ouest pour tenir compte de la création de l'association.
Suite à la diffusion de ce CR, on amorce un brainstorming en préalable à la première assemblée ordinaire. Les idées précisée ici et développer dans le brainstorming seront à l'ordre du jour de la première assemblée ordinaire. Une définition des rôles sera établie au sein des membres (les membres du bureau mette en place l'outil mais c'est à tous de s'investir, selon ses envies et disponibilités)
La date de la première assemblée ordinaire sera proposée dans les jours à venir. Celle-ci permettra aux futurs membres de réagir sur ce compte rendu et les thématiques abordées.
Idées dans le cadre de l'association
Un référent sera nommé pour chaque jeu soutenu par l'association, un titre lui sera alloué tiré du background du jeu (Garde de nuit -TdF, « Kotai » – L5R, « Prince » - Vampyr, etc .. ndlr : pas sur des titres évoqués ci contre). Son rôle reste à définir mais il portera le jeu au sein de l'association.
Le statut associatif permettra notamment de faire la demande d'aides aux collectivités.
Il est proposé la création de cartes de visite (pour le format), qui seraient, avec l'accord des boutiques Nantaises, distribuées lors de nouveaux clients des jeux supportés par l'association. Cette cartes aurait pour but de faire connaître l'asso en présentant, recto : le nom de l'asso, l'adresse du forum, contact du président et une image sympa, verso les jeux soutenus.
Il est évoqué un partenariat avec une boutique en particulier qui permettrait, une participation financière à l'impression des supports de communication (flyer, cartes, affiches, etc ...) en contrepartie d'une publicité sur lesdits supports.
Etablir une communication permanente (affichage) à la maison des jeux afin d'attirer d'éventuels adhérents des d'autres associations.
Les facultés de Nantes sont une cible à privilégier pour attirer de nouveaux joueurs, une communication devra y être assurée.
L'hébergement à la maison des jeux permettrait de disposer d'une armoire. Il nous semble intéressant de s'en servir pour :
La boite à rab mise à disposition
Mettre à disposition des deck de démo - proxi imprimés sous slide – pour pouvoir présenter les différents jeux soutenus par l'association sans pour autant effrayer avec de deck de compet.
Le disposition de l'armoire reste à confirmer par la maison des jeux mais c'est un fait actuel pour les association actuellement hébergées.
Le forum de la garde de l'Ouest va évoluer pour tenir compte de la naissance de l'association. Toutes les idées sont les bienvenues pour son développement.
Accueil 